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Foire aux questions (FAQ)


Conseils et renseignements généraux 

Q. Puis-je utiliser mon logiciel sans l’activer?

R. Oui, mais il y a quelques restrictions. Avant de l’activer, vous pouvez :

Q. Comment puis-je activer mon logiciel? 

R. Communiquez avec Logiciels de gestion FAC, au 1-800-667-7893. Assurez-vous d’avoir l’information suivante sous la main :

*Tous les logiciels doivent être activés lorsqu’ils sont installés sur un ordinateur pour la première fois, notamment sur les nouveaux ordinateurs, les nouveaux disques durs ou les anciens disques durs qui ont été formatés.

Q. Quelle est la procédure pour transférer mon logiciel Analyste AgExpert sur un nouvel ordinateur? 

R. Suivez ces étapes.

Q. Puis-je modifier la taille des fenêtres d’Analyste AgExpert? 

R. Oui, Analyste AgExpert 2010 vous offre la possibilité d’agrandir, de réduire ou d’étirer n’importe quelle fenêtre pour l’adapter à votre écran d’ordinateur.

Q. Puis-je ouvrir un fichier créé par une version antérieure d’Analyste AgExpert et qui n’a pas été mis à prêt en utilisant la version 2010 du logiciel?

R. Non, vous devez mettre le fichier à prêt en utilisant la version antérieure avant d’installer Analyste AgExpert 2010 et d’ouvrir le fichier avec cette version.

Q. Comment puis-je sauvegarder correctement les fichiers destinés à mon comptable?

R. Soyons réalistes : tout au long de l’année, la tenue de vos livres vous a demandé une somme de travail importante et c’est de nouveau le moment de fournir ces données à votre comptable, et vous n’avez aucune envie que ces écritures ne viennent à se perdre.

Prenez quelques instants pour suivre les instructions ci-dessous qui constituent le meilleur moyen de sauvegarder les fichiers destinés à votre comptable :

Q. Je viens de terminer l’installation de la nouvelle version 2010-01 d’Analyste AgExpert. Où puis-je trouver les fonctions Sauvegarder, Restaurer et Reconstruire?

R. Les fonctions Sauvegarder, Restaurer et Reconstruire se trouvent maintenant dans le menu Fichier pour en faciliter l’accès. Vous pouvez aussi décomprimer le fichier de sauvegarde pour obtenir l’information détaillée avant de restaurer le fichier de données.

Q. À quoi sert l’option Reconstruire dans le menu Fichier?

R. L’utilitaire Reconstruire peut être utilisé pour comprimer votre fichier de données et détecter les données invalides dans celui-ci. Nous vous recommandons d’utiliser régulièrement la procédure de reconstruction du fichier de données afin de maintenir l’intégrité des données.

Q. Qu’est-ce qu’un instantané et pourquoi l’utiliserais-je? 

R. Un instantané sauvegarde instantanément une copie du fichier de données qui est ouvert sur votre disque dur. C’est comme une photo de l’état actuel de votre fichier de données. Vous utiliseriez cette fonction juste avant de commencer une transaction difficile. Un seul instantané du fichier de données est sauvegardé à la fois. Les instantanés futurs écrasent le précédent.

Q. Comment puis-je prendre un instantané de mon fichier de données actuel avant d’effectuer une transaction difficile? Si je fais une erreur, comment puis-je retourner à l’instantané que j’ai pris? 

R. Pour prendre un instantané, sélectionnez Fichier > Enregistrer l’instantané. Si aucun instantané n’a été enregistré précédemment, une fenêtre de confirmation s’ouvrira pour confirmer qu’un instantané du fichier de données actuel sera sauvegardé. Cliquez sur « Oui ». Si un instantané existe déjà, une fenêtre de confirmation différente s’ouvrira pour vous rappeler qu’un instantané a été créé à une date spécifique et vous demandant de confirmer que vous voulez écraser l’instantané. Sélectionnez « Oui », si c’est ce que vous désirez.

Pour retourner à votre instantané, sélectionnez Fichier > Retourner à l’instantané. Si un instantané existe déjà, une boîte de dialogue s’ouvrira vous demandant de confirmer que vous voulez retourner le fichier de données à la date et à l’heure de l’instantané original. Tous les changements apportés au fichier de données après le temps sélectionné seront perdus. Sélectionnez « Oui ». Si aucun instantané n’existe, une boîte de dialogue s’ouvrira pour vous informer qu’il n’y a aucun instantané auquel retourner.

Q. Pourquoi une fenêtre vierge s’ouvre-t-elle lorsque je clique sur un lien du tutoriel pas à pas?

R. Vous devez installer Adobe Flash Player. Retournez au menu principal, puis cliquez sur Avez-vous besoin d’Adobe Flash Player? Cliquer ici., qui se trouve au bas de l’écran. Cliquez sur Exécuter sur les deux écrans suivants. Une fois le téléchargement terminé, cliquez sur Terminer. Vous devez fermer votre navigateur Internet et redémarrer le CD pour visionner le tutoriel.

Q. Pourquoi Adobe Flash Player affiche-t-il un message de sécurité chaque fois que je désire visionner une vidéo du tutoriel?

R. Des paramètres de sécurité ont été intégrés à Adobe Flash Player. Par défaut, le système vous demande la permission chaque fois que vous ouvrez un document en utilisant Adobe Flash Player. Pour annuler ce message, vous devez modifier les paramètres de sécurité. Cliquez sur Paramètres, puis sélectionnez Gestionnaire des paramètres d’Adobe Flash Player. Sélectionnez l’option Toujours autoriser.

Q. Depuis l’installation sur mon ordinateur de la version 2011 d’Analyste AgExpert, je ne suis plus capable d’accéder à mes fichiers de données contenant mes renseignements comptables. Le seul fichier qui apparaît dans mon dossier est « AgExpert Exemple ». Mes fichiers ont-ils été supprimés lors de l’installation?

R. Rappelez-vous que la mise à jour de votre logiciel Analyste AgExpert ne compromettra jamais l’intégrité de vos données. Le chemin raccourci du bureau d’Analyste AgExpert vers l’emplacement de votre fichier de données a été modifié et doit donc être restauré. Pour nous adapter aux exigences de Microsoft, nous avons déplacé le dossier Data dans le dossier Documents (Mes documents dans Windows XP) pour la version 2011 du logiciel Analyste AgExpert. Si vous utilisez déjà Analyste AgExpert depuis un certain temps, vos fichiers de données en cours se trouvent probablement dans le dossier Data créé précédemment, et qui se trouve sur le disque dur de votre ordinateur (lecteur C:). À partir de la barre de menus, sélectionnez l’option Fichier et suivez le chemin suivant : Ordinateur (Poste de travail dans Windows XP)>lecteur C:>dossier Analyst>sous-dossier Data.

Si vous ne parvenez toujours pas à trouver l’emplacement de vos fichiers de données contenant vos renseignements comptables, communiquez avec Logiciels de gestion FAC au 1-800-667-7893 afin d’obtenir de l’aide.

Pour obtenir plus d’information, envoyez-nous un courriel à soutien@logicielsfac.ca ou composez le 1-800-667-7893.

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Configuration d'Analyste AgExpert 

 Q. Comment puis-je saisir les soldes d’ouverture?

R. Vous pouvez saisir les soldes d’ouverture à n’importe quel moment pendant le premier exercice en allant à Configurer > Soldes d’ouverture ou en allant à Configurer > Plan comptable.

Q. Quel solde d’ouverture dois-je utiliser pour mon compte bancaire si j’ai établi des chèques au cours de l’exercice précédent, mais qui n’ont été encaissés que durant le nouvel exercice?

R. Commencez avec le solde comme si le chèque avait été effectivement encaissé dans votre compte bancaire (solde du compte chèques).

Par exemple :

Si votre exercice court du 1er janvier au 31 décembre :

Au cours de votre exercice précédent, le 25 décembre 2010, vous aviez 1 000 $ dans votre compte bancaire et le 27 décembre, vous avez établi un chèque de 100 $, mais ce chèque n’a pas été encaissé avant le 5 janvier 2011. Votre solde de départ lors de la configuration serait de 900 $ au 1er janvier 2011.

Q. Où se trouve la fonction « Mettre à prêt » dans Analyste AgExpert2010? Je ne peux la trouver.

R. La fonction « Mettre à prêt » a été supprimée et l’écran Soldes d’ouverture est accessible seulement pendant le premier exercice de votre entreprise.

Q. Pourquoi ne puis-je pas ajouter, modifier ou supprimer un compte de l’exercice précédent? 

R. Pour toutes les versions antérieures à Analyste AgExpert 2008, une fois qu’un fichier de données a été fermé pour le traitement de fin d’année, aucun compte ne peut être ajouté, modifié ou supprimé.

Q. Où puis-je trouver les codes des produits du programme Agri-stabilité? 

R. Sélectionnez Configurer > Plan comptable, modifiez un des comptes de stock de la liste et cochez la case Utiliser stocks détaillés. La fenêtre « Sélectionner compte reportable » s’ouvrira et les codes des produits du programme Agri-stabilité seront inscrits par catégories pour la province correspondante : Cultures, Intrants, Bétail et Périssable. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le programme Agri-stabilité :

Q. Puis-je masquer mes transactions contrepassées? 

R. Oui, les transactions contrepassées peuvent être masquées en sélectionnant Configurer > Préférences. Dans l’onglet Général, cherchez l’option d’afficher ou de masquer les transactions contrepassées.

Q. Comment puis-je au besoin afficher ou masquer diverses fonctions avancées du logiciel Analyste AgExpert?

R. Vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer les fonctions suivantes : Analyse Achats/Ventes (AAV), Immobilisations/Tableau de la DPA, Paye et Stocks détaillés/Agri-stabilité. Pour ce faire, sélectionnez Configurer > Préférences dans la barre de menus d’Analyste AgExpert, puis l’onglet Fonctions Afficher/masquer.

Q. Comment puis-je changer la juste valeur marchande pour un état de la valeur nette?

R. Ajustez la juste valeur marchande de vos actifs généraux et de vos immobilisations en sélectionnant Configurer > Juste valeur marchande et en mettant à jour le montant.

Q. Comment puis-je mettre à jour mon solde d’ouverture de DPA?

R.

  1. Sélectionnez la catégorie dont vous souhaitez changer le solde d’ouverture, puis cliquez sur Modifier.
  2. Saisissez le nouveau solde dans le champ Solde d’ouverture. 
  3. Cliquez ensuite sur Enregistrer pour sauvegarder le changement.

Q. Puis-je importer des renseignements de SuccèsPME ou de Simple comptable?

R. Oui, utilisez l’assistant intelligent d’importation de SuccèsPME ou de Simple comptable pour importer les renseignements sur vos clients, vos fournisseurs et vos employés vers Analyste AgExpert 2010. Vous pouvez accéder à ces assistants intelligents à partir de la barre de menus d’Analyste AgExpert en sélectionnant Outils > Importer de.

Q. Comment puis-je changer le taux de la TPS? 

R. Le taux de la TPS peut être changé à n’importe quel moment en sélectionnant Configurer > Configuration Entreprise > Information sur les taxes et en saisissant le nouveau taux (%). Les écritures enregistrées après ce changement seront calculées en utilisant ce nouveau taux. Celles enregistrées avant le changement de taux seront inchangées.

Q. À chaque fois que je clique sur l’écran Enregistrer ou Fermer la transaction, un message indiquant qu’un de mes comptes primaires ou totaux est invalide s’affiche. Comment puis-je y remédier?

R. Notez le numéro de compte indiqué dans l’avertissement. Allez dans le panneau de configuration des rapports et choisissez la catégorie Information sur les transactions/comptes à gauche. Choisissez le rapport Plan comptable et sélectionnez Type de rapport, Structures comptables. Voici le format correct à utiliser pour votre plan comptable :

  1. COMPTE PRIMAIRE
  2. Particulier, ou primaire, ou compte auxiliaire
  3. COMPTE TOTAL

Si vous voyez des comptes qui ne suivent pas ce modèle, vous devrez apporter des modifications à votre plan comptable pour corriger la situation. Dans l’exemple donné ci-dessous, nous constatons que le COMPTE PRIMAIRE au numéro 4 ne suit pas la chronologie PRIMAIRE, TOTAL, PRIMAIRE, TOTAL et doit être modifié. Selon le cas, vous devrez supprimer ce compte ou tout simplement ajouter un autre compte TOTAL qui le précède immédiatement.

  1. COMPTE PRIMAIRE
  2. Particulier, ou primaire, ou compte auxiliaire
  3. Particulier, ou primaire, ou compte auxiliaire
  4. COMPTE PRIMAIRE
  5. Particulier, ou primaire, ou compte auxiliaire
  6. COMPTE TOTAL

Pour plus d'information, envoyez-nous un courriel à soutien@logicielsfac.ca ou appelez-nous sans frais au 1-800-667-7893.

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Transactions d'Analyste AgExpert 

Q. Je ne comprends pas le système de débit et de crédit.

R. Il faut bien le reconnaître, tenir des livres comptables peut être fastidieux, surtout quand on ne l’a jamais fait auparavant! Analyste AgExpert utilise un modèle connu sous l’appellation « comptabilité en T », qui repose sur le principe selon lequel à tout crédit correspond un débit. Le système est d’une grande simplicité, mais les termes de comptabilité peuvent être difficiles à comprendre pour de nombreuses personnes.

N’oubliez pas que votre compte chèques constitue pour vous un actif, mais représente un passif pour votre banque et que tout débit devrait être contrebalancé par un crédit de même montant.

Prenez quelques instants pour consulter le tableau ci-dessous afin de mieux comprendre les répercussions des débits et des crédits sur les comptes Analyste AgExpert à l’écran Saisie de transactions ou Journal général :

Type de compte 

Débit 

Crédit 

Actif

Augmente le solde du compte

Diminue le solde du compte

Passif

Diminue le solde du compte

Augmente le solde du compte

Avoir

Diminue le solde du compte

Augmente le solde du compte

Revenu

Diminue le solde du compte

Augmente le solde du compte

Dépense

Augmente le solde du compte

Diminue le solde du compte

Q. Comment puis-je créer une autre ligne dans l’écran de saisie de transaction?

R. Utilisez la touche Tabulation pour créer une deuxième ligne d’entrée une fois que le champ d’affichage de la première ligne a été entièrement utilisé.

Q. Que dois-je faire si je ne veux plus que la fenêtre Répartir transactions entre produits s’affiche chaque fois que j’enregistre une transaction?

R. Dans la barre de menus, cliquez sur Gestion, puis sélectionnez Analyse comparative opérationnelle et Coût de production, dans la section gauche de la fenêtre. Cliquez sur le lien Répartir transactions entre produits dans la section Produit. Si vous ne voulez pas que cette fenêtre apparaisse chaque fois que vous saisissez une transaction, décochez l'option Toujours afficher cette fenêtre après la saisie d'une nouvelle transaction de dépense ou de production, puis cliquez sur OK.

Q. Comment puis-je modifier ou contrepasser une transaction pour une écriture déjà saisie? 

R. Pour ce qui est des versions antérieures à 2008, sélectionnez le bouton Modifier/Contrepasser dans l’écran de saisie de transaction. Dans Analyste AgExpert 2008 et ses versions ultérieures, vous pouvez modifier une transaction directement à partir du rapport de transactions, mais seulement pour les écritures faites avec cette version. Cliquez sur le numéro de vérification pour ouvrir la fenêtre Saisie de transaction (mode d'édition) afin de saisir les changements. 

La version 2010 d’Analyste AgExpert vous permet de modifier des transactions en sélectionnant l’option Modifier/Contrepasser dans le menu Transactions.

Utilisez les options de filtre sur l'écran pour vous aider à trouver l'écriture. Une fois l’écriture trouvée, vous pouvez la sélectionner pour la visualiser, la contrepasser, la modifier ou l’imprimer.

Modification complète : Tous les champs peuvent être modifiés en utilisant cette méthode, y compris les valeurs numériques et la liste des comptes affichés. Ce type de modification crée automatiquement une transaction contrepassée et affiche ensuite une nouvelle transaction comportant les données modifiées. Les trois transactions (originale, contrepassée et nouvelle) figureront sur le rapport de transactions afin d'afficher clairement la piste de vérification détaillée. Si la transaction que vous modifiez indique des montants aux lignes de la TPS/TVP/TVH, le taux d'imposition sera le même que celui utilisé au moment de la création de l'écriture.

Modification rapide : La fonction de modification rapide vous permet de modifier rapidement les champs suivants d’une transaction existante pour éviter que le système ne crée une écriture de contrepassation.

Q. Comment puis-je créer une facture? 

R. Ouvrez une transaction Point de vente pour créer une facture. Il est préférable de configurer d’abord les préférences initiales en sélectionnant Configurer > Préférences > Factures. Nous recommandons de sélectionner « Mettre les factures en attente pour les imprimer plus tard ». Cela permet la réimpression de la facture, si nécessaire. Créez une facture en enregistrant une écriture Point de vente en sélectionnant Transactions > Point de vente.

Q. Puis-je personnaliser la façon dont mes factures sont affichées et imprimées dans Analyste AgExpert?

R. Oui. Vous pouvez utiliser le nouveau Concepteur de facture pour créer ou modifier divers modèles de factures. Pour accéder à cet outil, sélectionnez Configurer > Préférences, puis l’onglet Factures.

Q. Comment puis-je inscrire l’intérêt sur un compte en souffrance (frais de service)? 

R. Saisissez le montant des frais d’intérêt comme un montant à payer au fournisseur. Cela augmentera le solde dû. Sous « Type », sélectionnez Dépenses (DP) et sélectionnez le compte des frais d’intérêt. Le montant de la dépense s’ajoutera automatiquement au montant original. Enregistrez l’écriture.

Q. Comment puis-je enregistrer un prêt pour l’achat d’une immobilisation impliquant un échange? 

R. Un prêt pour l’achat d’une immobilisation impliquant un échange est enregistré comme une écriture de retrait d’un montant nul. La première ligne de l’écriture est un Achat d’immobilisations (I+). Sélectionnez le type d’immobilisation et saisissez les détails de l’achat, y compris le coût original.

La deuxième ligne est une Vente d’immobilisations (I-). Sélectionnez le type d’immobilisation, puis l’immobilisation échangée et saisissez la valeur monétaire reçue pour l’échange. La dernière étape est l’Acquisition de prêt (P+) pour la somme financée.

Q. Dans quelle catégorie d’immobilisations dois-je ajouter un équipement de positionnement global (GPS)?

R. Selon l’ARC, qui estime qu’un équipement de positionnement global (GPS) est utilisé comme outil de surveillance et de représentation cartographique, vous devez l’enregistrer dans la catégorie 8 (il est expressément mentionné que ce genre d’équipement ne fait pas partie de la catégorie 50).

Q. Comment m’y prendre pour saisir le remboursement d’un montant à payer et d’une dépense?

R. Vous avez acheté un mauvais engrais? Vous avez besoin d’aide pour remplir une déclaration? Avec le système de comptabilité à deux sens d’Analyste AgExpert, la saisie de déclarations n’a jamais été aussi facile!

Si vous avez effectué un retrait à titre de dépense sur le compte engrais et chaux, et que vous souhaitez saisir une déclaration pour ce produit, vous devez saisir un dépôt à titre de dépense négative dans Analyste AgExpert.

Le retrait sur le compte bancaire aurait constitué un débit et vous auriez crédité le compte de dépenses; le fait d’entrer un dépôt (crédit) à titre de dépense négative (débit) donnerait lieu à une écriture inverse!

Veuillez suivre les instructions suivantes pour annuler un montant à payer :

  1. Appuyez sur Modifier ou contrepasser une transaction…à partir du menu Transaction.
  2. Appuyez sur Type dans le menu déroulant et sélectionnez Montant à payer.
  3. Surlignez le montant initial en cliquant dessus avec le bouton gauche de la souris et faites un clic gauche sur le bouton Modification rapide ou Visualiser. 
  4. Relevez le ou les comptes de dépenses qui ont été débités et notez-les pour référence ultérieure. Vous pouvez ensuite fermer ces fenêtres en appuyant sur le bouton X.
  5. Appuyez sur Saisie de transaction… à partir du menu Transaction.
  6. Configurez le type de transaction à Retrait, sélectionnez une date et tapez une description de transaction pour expliquer brièvement la déclaration. Établissez le montant de votre retrait à 0.
  7. Appuyez sur Paiement exigible… à partir de la flèche du menu déroulant Type. Sélectionnez le fournisseur correspondant au montant que vous souhaitez contrepasser.
  8. Saisissez le montant du paiement souhaité et appuyez sur Remplissage automatique. 
  9. Appuyez sur OK.
  10. Appuyez sur le bouton tabulation sur votre clavier jusqu’à création d’une nouvelle ligne. 
  11. Appuyez sur Dépenses… à partir de la flèche du menu déroulant Type et sélectionnez le compte de dépenses que vous avez noté à l’étape quatre. 
  12. Répétez les étapes 10 et 11 pour chaque autre compte de dépenses indiqué à l’étape quatre. Les dépenses doivent être négatives de sorte à obtenir une transaction équilibrée.
  13. Appuyez sur Enregistrer.

Q. Pourquoi y a-t-il un onglet Corbeille dans l’écran de la file d’attente d’impression des chèques, des factures et des relevés?

R. La Corbeille garde les chèques, les factures et les états qui ont été supprimés de la file d’attente d’impression au cas où ces saisies auraient été supprimées par erreur. Si vous les supprimez de la Corbeille, vous n’y aurez plus accès.

Q. Quels sont les nouveaux types et comptes-carte de crédit dans l’écran Saisie de transaction?

R. Le compte Paiement de carte de crédit est utilisé pour saisir un paiement de carte de crédit et le compte Avance de fonds sur carte de crédit est utilisé pour saisir une avance de fonds sur carte de crédit. Les nouveaux comptes sont affichés dans la section des comptes de passif dans le plan comptable. Néanmoins, ils sont configurés en tant que comptes bancaires. Si vous saisissez une nouvelle transaction, les nouveaux comptes apparaîtront dans la liste déroulante des comptes bancaires dans l’écran Saisie de transaction.

Q. Les utilisateurs actuels ont-ils accès aux nouveaux types de carte de crédit?

R. Oui. Les nouveaux types et comptes-carte de crédit peuvent être créés comme un compte de passif dans le plan comptable. Une fois créés, vous pourrez passer une écriture dans le journal général afin de transférer les soldes d’anciens comptes-cartes de crédit (actif) vers le nouveau compte-carte de crédit (passif).

Remarque : Nous vous recommandons de terminer la saisie des écritures du mois courant avant de créer les nouveaux comptes de passif et de transférer les soldes. Ceci vous évitera d’effectuer deux réconciliations bancaires en un mois.

Q. Comment dois-je traiter mes versements de la TPS? 

R. Sélectionnez Transactions > Traiter la déclaration de TPS/TVH. Cela calculera tous les montants de TPS, du début de l’exercice, ou de la dernière période de TPS, à la date de fin que vous choisissez. Une fois produit, le rapport peut être imprimé. Lorsque vous fermerez le rapport, le système vous demandera si vous voulez enregistrer le versement. L’enregistrement du versement est irréversible.

Q. Comment puis-je enregistrer un remboursement de la TPS? 

R. Saisissez une transaction de dépôt pour le montant du remboursement à la carte Client de l’ARC. Sous « Type », sélectionnez Paiement à recevoir (PR) et sélectionnez la carte Client ADRC – TPS/TVH à recevoir. Trouvez la facture appropriée et appliquez le paiement en saisissant le montant dans la boîte Montant appliqué, à droite du solde. Sélectionnez « Terminer » pour retourner à l’écran Saisie de transaction. Enregistrez l’écriture.

Q. Comment puis-je enregistrer un paiement de la TPS? 

R. Saisissez une transaction de retrait pour le montant du remboursement à la carte Fournisseur de l’ARC. Sous « Type », sélectionnez Paiement exigible (PE) et sélectionnez la carte Fournisseur ADRC – TPS/TVH à payer. Trouvez la facture appropriée et appliquez le paiement en saisissant le montant dans la colonne Montant appliqué, à droite de la colonne Solde. Sélectionnez « Terminer » pour retourner à l’écran Saisie de transaction. Enregistrez l’écriture.

Pour obtenir plus d’information, envoyez-nous un courriel à soutien@logicielsfac.ca ou composez le 1-800-667-7893.

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Module de paye d'Analyste AgExpert 

Q. Comment puis-je ajouter rapidement un nouvel employé dans la configuration de la paye? 

R. Analyste AgExpert 2008 et ses versions subséquentes vous offre la possibilité d’utiliser les renseignements d’un employé existant comme modèle lorsque vous ajoutez un nouvel employé. Cliquez sur le bouton Ajouter dans la fenêtre Configuration Employé pour afficher une boîte de dialogue vous demandant si vous voulez commencer à partir d’une copie d’un employé existant. Cliquez sur Oui et une liste des employés actuels s’affichera. La sélection d’un employé affichera une boîte de dialogue Ajouter Employé dans laquelle tous les champs seront remplis, sauf ceux contenant les renseignements personnels du nouvel employé.

Q. Quelle est la différence entre les retenues prélevées sur le salaire des employés sans lien de dépendance et celles prélevées sur le salaire des employés avec lien de dépendance?

R. Lorsque l’employeur prélève des retenues sur le salaire d’un employé à qui il n’est pas lié et pour lequel la position de négociation est uniquement fondée sur les intérêts individuels de chacune des deux parties, l’employé en question est désigné comme un employé sans lien de dépendance. Le terme sert à décrire une relation normale entre deux parties dont les motivations respectives sont celles normalement attendues entre deux parties non liées et agissant de bonne foi dans le cours normal des affaires.

Toujours en ce qui concerne les retenues salariales, en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, deux parties sont réputées avoir un lien de dépendance lorsqu’une ou l’autre des situations suivantes s’applique :

  1. si l'une est le frère ou la sœur de l’autre;
  2. si elles sont unies par les liens du mariage (y compris les conjoints de fait);
  3. si l’une est mariée à une personne qui est liée à l'autre, comme le précisent les points 1 et 2 ci‑dessus (mère/père/frère/belle-sœur);
  4. si l'une a été adoptée comme enfant de l'autre ou par une personne liée à l'autre, comme le précise le point 1 ci-dessus.

Q. En quoi consiste la nouvelle option d’indexation du TD1 offerte à l’écran Configuration Employé? 

R. Chaque année d’imposition, les formulaires TD1 provincial et fédéral peuvent être indexés. L’indexation signifie que certains montants personnels augmenteront en fonction des modifications à l’indice des prix à la consommation. L’Agence du revenu du Canada et le ministère du revenu provincial vous fourniront les facteurs d’indexation. Utilisez cette sélection pour mettre à jour rapidement, en une seule étape, les montants de réclamation personnelle des formulaires TD1 provincial et fédéral de tous vos employés. Saisissez uniquement le facteur d’indexation ou le montant.

Q. Comment puis-je changer les montants maximum annuels de cotisations au RPC/RRQ et à l’assurance-emploi?

R. Vous devez ouvrir l’écran Configuration de la paye en sélectionnant Configurer > Paye. Dans l’écran Configuration de la paye, sélectionnez Retenues. Sélectionnez la retenue RPC/RRQ ou AE puis cliquez sur Modifier. Dans la liste déroulante de Source de l’ARC, sélectionnez « Pas une déduction à la source ». Cela affichera la boîte Cotisation maximum annuelle. Saisissez la valeur requise. De nouveau dans la liste déroulante de Source de l’ARC, sélectionnez la retenue à laquelle s’applique ce changement. Enregistrez l’écran Modifier retenue.

Q. Pourquoi reçois-je un message indiquant que le compte est invalide pour ce type d’écriture quand j’essaye d’enregistrer ou de reconstituer un chèque de paye? 

R. Cette erreur se produit quand des comptes manquent ou qu’ils ne sont pas complètement configurés. Vérifiez les sections suivantes en sélectionnant Configurer > Paye.

  1. Types de paye - Dans la fenêtre Configuration des types de paye, modifiez tous les types de paye et assurez-vous qu'il y a un compte de dépenses associé à chacun. S'il n'y en a pas, cliquez sur l'ellipse. La fenêtre Sélectionner compte reportable - Dépenses s'ouvrira. À partir de la liste, sélectionnez le compte de dépenses approprié. Cliquez sur Sélectionner puis cliquez sur Enregistrer.
  2. Avantages sociaux - Dans la fenêtre Configuration des avantages sociaux, modifiez tous les avantages sociaux et assurez-vous qu'il y a un compte de dépenses valide associé à chacun. S'il n'y en a pas, cliquez sur l'ellipse. La fenêtre Sélectionner compte reportable - Dépenses s'affichera. À partir de la liste, sélectionnez le compte de dépenses approprié. Cliquez sur Sélectionner puis cliquez sur Enregistrer.
  3. Retenues - Dans la fenêtre Configuration des retenues, modifiez toutes les retenues et assurez-vous qu'il y a un compte de passif et(ou) un compte de dépenses valide associé à chacun. S'il n'y en a pas, cliquez sur l'ellipse. Selon le type de retenue, la fenêtre Sélectionner compte reportable - Passif ou Sélectionner compte reportable - Dépenses s'affichera. À partir de la liste, sélectionnez le compte de passif ou de dépenses approprié. Cliquez sur Sélectionner puis cliquez sur Enregistrer.
  4. Comptes - Dans la fenêtre Comptes de la paye, assurez-vous qu'un compte de passif des payes de vacances a été sélectionné. S'il n'y en a pas, cliquez sur l'ellipse. La fenêtre Sélectionner compte reportable - Passif s'ouvrira. À partir de la liste, sélectionnez le compte Vacances à payer (le numéro de compte est habituellement 2300). Cliquez sur Sélectionner puis cliquez sur Enregistrer.

Q. Comment puis-je traiter un versement de la paye? 

R. Sélectionnez Transactions > Paye puis l’onglet Verser. Sélectionnez ensuite la période appropriée à partir du menu déroulant et cliquez sur Produire un rapport. Une fois produit, le rapport peut être imprimé. Lorsque vous fermerez le rapport, le système vous demandera si vous souhaitez enregistrer le versement. L’enregistrement du versement est irréversible et crée un montant à payer.

Q. Comment puis-je enregistrer le paiement d’un versement de la paye? 

R. Saisissez une transaction de retrait pour le montant du paiement à la carte Fournisseur de l’ARC. Sous « Type », sélectionnez Paiement exigible (PE) puis la carte Fournisseur ADRC – Paye. Trouvez la facture et appliquez le paiement en saisissant le montant dans la boîte Montant appliqué, à droite du solde. Sélectionnez « Terminer » pour retourner à l’écran Saisie de transaction. Enregistrez l’écriture.

Q. Où puis-je imprimer une liste des gains et des retenues s’appliquant à mes employés, pour joindre à leur chèque de paye?

R. Commencez par suivre les directives ci-dessous pour activer la fonction d’impression des chèques.

  1. Dans le menu Configurer, sélectionnez Préférences, puis l’onglet Chèques.
  2. Cochez la case Utiliser les chèques du programme.
  3. Sélectionnez l’une des imprimantes dans la liste déroulante.
  4. Si vous souhaitez mettre les chèques en attente pour les imprimer plus tard, cochez la case apparaissant sous la liste déroulante.
  5. Indiquez le nombre d’exemplaires de chaque chèque à imprimer.
  6. Sélectionnez « AgExpert – alimentation en feuilles » à titre de modèle de chèque dans le Concepteur de chèque.

Même si vous n’imprimez pas les chèques à partir de votre imprimante, la façon la plus facile d’obtenir la liste des gains et des retenues de vos employés est d’activer la fonction d’impression des chèques et, ensuite, d’imprimer les chèques de paye sur une feuille vierge. Cela comprendra un avis de versement précisant les retenues et les gains relatifs à l’employé. 

Suivez les directives ci-dessous afin d’imprimer une liste des gains et des retenues de vos employés.

  1. Dans la barre de menus d’Analyste AgExpert, sélectionnez Rapports > Panneau de configuration des rapports > Paye > Gains et retenues de l’employé.
  2. Sous Type de rapport, choisissez Détail.
  3. Sous État de l’employé, choisissez Actif (ou l’état pertinent).
  4. Sous Employés, choisissez Tous, Code, Numéro d’employé (No Empl) ou Nom.
  5. Sous Registres partiels, choisissez Tous, Date de fin de la période de paye ou Date du chèque.
  6. Cliquez sur Produire.
  7. Cliquez sur Imprimer dans le coin supérieur gauche de la fenêtre où s’affichera le rapport.

Q. Quels renseignements dois-je saisir afin de soumettre électroniquement à l’ARC les T4 de mes employés?

R. Dans la barre de menus, cliquez sur Configurer. Sélectionnez ensuite Paye, puis Comptes. Saisissez votre numéro de compte de paye dans la section Versement de la paye. Toujours dans la barre de menus, cliquez ensuite sur Rapports, puis sélectionnez Panneau de configuration des rapports, Paye et T4. Cliquez d’abord sur le bouton Tout dans l’onglet Employés, puis cliquez sur l’onglet Autres infos de la fenêtre Rapports. Saisissez dans cette section votre nom, numéro de téléphone ainsi qu’une adresse de courriel valide. Vous devez également remplir au moins l’un des deux champs NAS du propriétaire, dans la section T4 Sommaire. Toujours dans l’onglet Autres infos, cliquez ensuite sur le lien Agence du revenu du Canada – Transfert de fichiers par Internet XML et suivez les directives apparaissant à l’écran. Vous aurez besoin de votre numéro de compte de paye et d’un code d’accès Web afin de transmettre électroniquement vos feuillets T4 et T4 Sommaire.

Pour obtenir plus d’information, envoyez-nous un courriel à soutien@logicielsfac.ca ou composez le 1-800-667-7893.

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Stocks dans Analyste AgExpert 

 Q. Comment puis-je saisir un rajustement de stocks? 

R. À partir de l’écran Rajustement des stocks, sélectionnez Transactions > Rajustement des stocks. Cliquez sur le compte de stocks que vous souhaitez rajuster puis sur Sélectionner.

Si le compte a un solde nul, les seules options seront de rajuster le solde et d’effectuer un transfert. Vous devez saisir le montant de stocks et la valeur par unité de stock avant d’enregistrer. L’enregistrement de l’écriture affichera vos nouveaux changements aux stocks.

Si le compte a un solde d’ouverture, vous serez en mesure de Rajuster la quantité, de Rajuster la valeur ou d’effectuer un Transfert. L’onglet Rajuster la quantité vous permet de modifier le montant de stocks et de sélectionner le type de transaction approprié. Une écriture positive (+) augmente la quantité de stocks et une écriture négative (-) diminue la quantité de stocks.

Pour rajuster la valeur par unité, sélectionnez l’onglet Rajuster la valeur. Modifier la valeur n’affectera pas les transactions faites avant le changement.

L’onglet Transfert est utilisé pour transférer une quantité de stocks d’un grade ou poids à un autre dans le même compte de stocks. Cependant, pour transférer entre deux comptes de stocks séparés, vous devrez utiliser l’onglet Rajuster la quantité.

Sélectionnez la transaction Transfert de sortie pour le compte de stocks à partir duquel vous effectuez le transfert, saisissez la quantité à transférer (assurez-vous d’utiliser le signe moins) puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Cliquez ensuite sur l’ellipse et sélectionnez le compte dans lequel vous transférez. Sur l’onglet Rajuster quantité, sélectionnez la transaction Transfert d’entrée, saisissez de nouveau la quantité que vous transférez, cette fois en utilisant un signe plus. Voici des exemples de transfert : déplacement de bétail (de génisses à génisses de remplacement) et déplacement de blé (de blé fourrager de la CCB à blé fourrager hors commission).

Q. Quand ferais-je un rajustement des stocks? 

R. Les rajustements sont utilisés pour corriger les soldes d’ouverture ou de stocks et enregistrer les naissances et les décès, les cultures utilisées comme semences et alimentation, les récoltes et l’utilisation d’intrants. Les comptables font également des écritures d’ajustement de fin d’année pour des raisons fiscales. Ils sont aussi utilisés pour transférer des stocks d’un compte à un autre (transférer de/transférer à) ou pour transférer un produit d’un grade à un autre (Transfert), tel qu’exigé par le programme Agri-stabilité. Le dernier rajustement de stocks serait pour modifier la valeur.

Q. Comment puis-je afficher mes stocks de départ sur le formulaire Agri-stabilité?

R. Allez à Configurer > Gestionnaire des stocks détaillés. Sélectionnez le compte de stocks en utilisant l’ellipse. Cliquez sur Modifier détails de stocks pour ouvrir la fenêtre affichant les détails du compte de stocks. Assurez-vous que la ligne Solde d’ouverture comporte un type et un grade. Autrement, vous devez cliquer sur chaque case sous le type et le grade et sélectionner ces détails.

Q. Pourquoi certains comptes de stocks, de revenus et de dépenses sont-ils affichés de différente couleur dans l’écran Gestionnaire des stocks détaillés?

R. Le Gestionnaire des stocks détaillés est divisé en deux sections, une section pour les comptes de stocks et une, pour les comptes de revenus et dépenses. Trois couleurs sont utilisées dans la section des comptes de stocks afin d’indiquer le statut de chaque compte. Les comptes de stocks de couleur bleue sont déjà configurés pour des transactions de stocks détaillés. Les comptes de stocks de couleur blanche n’ont pas été configurés pour des transactions de stocks détaillés. Les comptes de stocks de couleur rouge sont configurés pour des transactions de stocks détaillés, mais il manque certains détails de transactions. Deux couleurs sont utilisées dans la section des comptes de revenus et dépenses. Les comptes de couleur bleue sont déjà configurés pour des transactions de stocks détaillés, tandis que les comptes de couleur blanche n’ont pas été configurés pour des transactions de stocks détaillés ou sont des comptes pour lesquels aucun suivi n’est fait.

Pour obtenir plus d’information, envoyez-nous un courriel à soutien@logicielsfac.ca ou composez le 1-800-667-7893.

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Rapports d'Analyste AgExpert 

 Q. J’ai produit un rapport mais je ne peux pas tout le voir. Que puis-je faire? 

R. Le nom du rapport est probablement affiché dans la barre de tâches (verticale ou horizontale). Cliquez à droite sur le nom du rapport dans la barre de tâches et sélectionnez Maximiser ou Restaurer. Le rapport devrait s’afficher correctement.

Si le nom du rapport n’est pas affiché dans la barre de tâches, utilisez les barres de défilement qui se trouvent dans le bas ou sur le côté de l’écran. Le glissement de ces barres déplacera la fenêtre du rapport dans la zone de visualisation.

Q. Pourquoi le rapport de transactions s’imprime-t-il en format horizontal et pourquoi ne puis-je pas changer l’impression au format vertical?

R. Nous avons modifié ce format afin de faciliter la consultation de la description des comptes et le format horizontal est le seul disponible à l’heure actuelle. Nous nous employons à inclure ces deux formats dans le cadre d’une version ultérieure du logiciel.

Q. Où est-ce que je trouve mes rapports dans la version 2010?

R. Tous vos rapports standards se trouvent sous l’option Panneau de configuration des rapports du menu Rapport. Une fois dans le Panneau de configuration des rapports, sélectionnez simplement la catégorie et le rapport souhaités à gauche de l’écran, puis choisissez vos filtres à droite et cliquez sur le bouton Produire.

Q. Comment puis-je résoudre des numéros de ligne invalides lorsque je produis un rapport T1163, T1273 ou T2042? 

R. Suivez les directives suivantes.

  1. Cliquez sur Rapports > Panneau de configuration des rapports > Références du compte.
  2. Désactivez toutes les options sauf Mappages des lignes du T2042 et Lignes du programme Agri-stabilité/T1163/T1273.
  3. Produisez le rapport.
  4. Dans la colonne du numéro de ligne, trouvez le numéro de ligne invalide.
  5. Notez les comptes associés à ce numéro de ligne invalide.
  6. Fermez le rapport et sélectionnez Configurer > Plan comptable.
  7. Sélectionnez le ou les comptes que vous avez notés à l’étape 5. Ceux-ci seront soit des comptes de dépenses ou de revenus.
  8. Modifiez le compte et changez le T2042 ou le numéro de ligne du programme Agri-stabilité par un numéro valide, ou inscrivez zéro dans la boîte, si vous ne voulez pas qu’un numéro de ligne soit associé au compte. Utilisez l’ellipse à droite de l’une ou l’autre boîte pour sélectionner le type de revenus ou de dépenses à partir d’une liste de catégories du programme Agri-stabilité.

Q. Comment puis-je visualiser les détails de mes rapports des comptes fournisseurs et clients classés chronologiquement?

R. En cliquant sur l’écriture dans les rapports des comptes fournisseurs et clients classés chronologiquement, vous pouvez activer la fonction de zoom avant qui permet de passer d’une vue générale à une vue plus détaillée.

Q. Comment puis-je trouver le rapport d’une réconciliation bancaire déjà saisie?

R. À partir de la barre de menus d’Analyste AgExpert, sélectionnez Rapports > Panneau de configuration des rapports > Activité bancaire > Historique des rapprochements bancaires.

Pour obtenir plus d’information, envoyez-nous un courriel à soutien@logicielsfac.ca ou composez le 1-800-667-7893.

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Gestion, Outils et Fin d’année

Q. Quelle est l’utilité des mesures sur l’efficience que l’on trouve dans le menu Gestion, sous Analyse comparative opérationnelle?

R. Cet outil de comparaison vous permet de comparer rapidement les principales dépenses associées à un secteur d’activité particulier, en fonction des données de l’exercice en cours ou par rapport aux résultats des quatre exercices précédents. L’outil vous permet d’obtenir des rapports sous forme de diagrammes et de chiffres faciles à consulter afin d’effectuer des comparaisons.

Q. Dois-je saisir manuellement toutes les données relatives à mes revenus et à mes dépenses de l’exercice précédent afin d’utiliser les outils de comparaison?

R. Non. Le programme récupérera automatiquement toutes les données déjà saisies dans les exercices antérieurs terminés. Toutefois, vous avez la possibilité de modifier ces données si, après examen, vous décidez qu’elles doivent faire l’objet d’un rajustement.

Q. J’aimerais importer par voie électronique mes relevés bancaires dans Analyste AgExpert par voie électronique. Est-ce possible?

R. Oui, en sélectionnant Importer de > Relevé bancaire dans le menu Outils. L’outil vous permettra d’importer des transactions à partir d’un relevé bancaire électronique. Cette fonction travaille de concert avec l’outil de rapprochement bancaire afin de compenser automatiquement toutes les transactions correspondantes sur votre relevé bancaire électronique. Analyste AgExpert accepte seulement les relevés bancaires électroniques en format Quicken (.qfx).

Étapes à suivre pour importer un relevé bancaire dans l’outil de rapprochement bancaire :

  1. Cliquez sur le premier bouton de navigation (pointillés) et sélectionnez votre relevé bancaire électronique, sauvegardé sur votre disque dur. Le fichier doit être en format Quicken (.qfx). Lorsque vous aurez sélectionné votre relevé bancaire, les renseignements pertinents s’afficheront.
  2. Choisissez ensuite le compte bancaire associé au relevé bancaire électronique. Cliquez sur le deuxième bouton de navigation (pointillés) pour afficher les comptes bancaires actuellement configurés dans Analyste AgExpert. Au besoin, vous pouvez ajouter un nouveau compte bancaire en cliquant sur Ajouter. Choisissez un compte bancaire et cliquez sur Sélectionner.
  3. Cliquez sur Suivant. Si l’outil de rapprochement bancaire est actuellement ouvert, il sera mis à jour à partir de l’information de votre relevé bancaire. Si vous voulez que le rapprochement bancaire demeure dans son état actuel, fermez-le avant de continuer.
  4. Le programme affichera une liste de transactions tirées de votre relevé bancaire électronique. Le processus d’importation détectera si une ou plusieurs transactions issues de votre relevé bancaire correspondent à des transactions déjà saisies dans Analyste AgExpert.

Si une transaction est mise en surbrillance bleue, cela veut dire que la date et le montant de la transaction correspondent à une transaction existante. Si l’outil de rapprochement bancaire est ouvert, la transaction sera automatiquement désignée comme « compensée ». Si la transaction est en surbrillance rouge, cela veut dire que seul le montant correspond à une transaction existante. Si vous utilisez l’outil de rapprochement bancaire, la transaction doit être compensée manuellement.

  1. Cliquez sur le lien Importer pour importer une transaction non appariée. L’écran de saisie de transaction apparaîtra et vous devrez saisir les autres renseignements associés à la transaction. Si l’outil de rapprochement bancaire est ouvert, il se mettra automatiquement à jour à mesure que vous utilisez le programme.
  2. Cliquez sur Précédent si vous voulez importer un autre relevé bancaire.
  3. Cliquez sur Fermer si vous avez terminé.

Q. Je ne parviens toujours pas à effectuer mon rapprochement bancaire, et ce, même après avoir vérifié de nouveau les transactions compensées et non compensées apparaissant sur la fenêtre Rapprochement bancaire. Qu’est-ce qui ne va pas?

R. Le problème découle probablement de transactions périmées (transactions qui remontent à deux ans ou plus) que le logiciel Analyste AgExpert a supprimées de la fenêtre Rapprochement bancaire lors du processus de fin d’exercice. Une façon rapide de vérifier s’il s’agit bien du problème est de consulter votre précédent rapport de rapprochement bancaire. Vous devez vérifier la section des transactions non compensées afin de vous assurer qu’elles apparaissent toutes dans la fenêtre Rapprochement bancaire du mois en cours. Si une ou plusieurs transactions sont manquantes, vous devrez rajuster votre solde bancaire d’Analyste AgExpert en conséquence. En premier lieu, assurez-vous que les transactions manquantes correspondent à la différence affichée dans la fenêtre Rapprochement bancaire du mois en cours. Si tel est le cas, vous devrez saisir une écriture de rajustement dans le Journal général afin de modifier le solde bancaire d’Analyste AgExpert, et ensuite compenser la transaction dans la fenêtre afin d’enregistrer le rapprochement bancaire en cours

Q. Comment puis-je savoir quand débuter le traitement de fin d’année?

R. Assurez-vous d’avoir saisi tous les registres financiers – Des comptes et des factures peuvent être égarés au cours de l’année. Assurez-vous de saisir toutes les transactions avant de débuter le processus de fin d’année.

Examinez les transactions – Examinez les transactions et les activités de tenue de registres à chaque mois afin de vérifier l’exactitude de vos registres financiers. Saisissez les écritures de correction, le cas échéant.

Traitez le dernier versement de la TPS ou de la TVP – Sélectionnez Transactions > Traiter la déclaration de TPS/TVH. Cela calculera tous les montants de TPS, du début de l’exercice, ou de la dernière période de TPS, à la date de fin de la période que vous choisissez. Une fois produit, le rapport peut être imprimé. Lorsque vous fermerez le rapport, le système vous demandera si vous souhaitez enregistrer le versement. L’enregistrement du versement est irréversible.

Traitez les versements de la paye (cette étape est nécessaire uniquement si vous utilisez le module de paye) – Sélectionnez Transactions > Paye puis l’onglet Verser. Sélectionnez ensuite la période appropriée à partir du menu déroulant et cliquez sur Produire un rapport. Une fois produit, le rapport peut être imprimé. Lorsque vous fermerez le rapport, le système vous demandera si vous souhaitez enregistrer le versement. L’enregistrement du versement est irréversible et crée un montant à payer.

Vérifiez vos immobilisations – Assurez-vous que vos immobilisations ont été configurées à leur coût original (voir Configurer : Juste valeur marchande), le cas échéant.

Effectuez la réconciliation bancaire du dernier mois – Effectuez ce processus si l’exactitude du solde du compte bancaire vous préoccupe.

Produisez les relevés de fin d’année – Une fois que les rajustements et les modifications sont apportés, vous pouvez produire tout relevé nécessaire pour vos registres permanents et exigences fiscales.

Faites une copie de sauvegarde des fichiers de données – Assurez-vous de toujours avoir une copie de sauvegarde de vos données. Cette copie sera la dernière du fichier de données actuel.

À ce point, vous êtes en mesure de sélectionner le processus de fin d’année. Vous avez l’option de créer le fichier de données du nouvel exercice afin de pouvoir fusionner dans celui-ci tout ajustement effectué au fichier de données de l’exercice précédent. Par contre, si vous êtes certain qu’aucun rajustement ne doit être fait au fichier de données de l’exercice précédent, vous avez l’option de créer le fichier de données du nouvel exercice et de fermer complètement le fichier de données de l’exercice précédent.

Q. J’essaie de soumettre mon fichier de données au processus de fin d’exercice. Toutefois, j’obtiens le message suivant : « Vous devez corriger des montants à payer ou à recevoir dans le fichier de données X. Les transactions suivantes constituent des montants à payer ou à recevoir qui sont partiellement remboursés et qui affichent un solde entre (0,99 $) et 0,99 $ (Numéro de vérification) ».

R. Si le fichier de données est en mode Normal, vous devrez sélectionner Modifier ou contrepasser une transaction dans le menu Transactions, puis repérer le ou les transactions pertinentes (montants à recevoir ou à payer). Vous devrez alors effectuer un rajustement dans la fenêtre Saisie de transactions en saisissant d’abord un retrait de 0 $ de votre compte bancaire ou un dépôt de 0 $ dans celui-ci, puis en sélectionnant Paiement à recevoir ou Paiement exigible dans la première ligne de transaction pour le client ou le fournisseur pertinent. Il y aura une facture impayée avec un solde de 1 $. Vous devrez imputer un paiement à cette facture impayée et choisir dans la deuxième ligne de transaction (touche Tab) un compte de compensation pour la saisie (p. ex., compte de capitaux propres Bénéfices non répartis).

Si votre fichier de données est en mode Attente, vous devrez communiquer avec Logiciels de gestion FAC au 1-800-667-7893 et transmettre votre fichier de données afin qu’il soit réparé.

Q. Pourquoi reçois-je le message de traitement de fin d’année suivant : « La dernière déclaration de TPS n’a pas été traitée dans le fichier de données C:/Analyst/data/farm.aga. Un solde apparaît dans l’un des deux comptes obligatoires de TPS ou les deux. Faites une autre déclaration de TPS et essayez de nouveau. »? 

R. Ce message s’affiche parce que des montants de la TPS n’ont pas encore été traités dans une déclaration de TPS pour l’exercice. Effectuez le traitement de ces montants et enregistrez la déclaration de TPS finale pour l’exercice avant d’effectuer de nouveau le traitement de fin d’année. Un message semblable peut également s’afficher si des versements de la TPV pour l’exercice n’ont pas encore été traités.

Q. Pourquoi reçois-je un message d’avertissement au sujet de la perte finale quand j’essaie d’amorcer le processus de fin d’année? Que dois-je faire?

R. La récupération et la perte finale sont calculées lorsqu’il y a une valeur dans l’un des comptes des catégories d'immobilisations (DPA) et que le dernier actif d’un bassin d’immobilisations est vendu ou qu’il n’y a pas d’immobilisations configurées dans Analyste AgExpert. 

Pour obtenir plus d’information sur le calcul relatif à la récupération et à la perte finale, veuillez consulter le Bulletin d'interprétation IT-478R2 de l’ARC dans son site Web à l’adresse suivante : www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tp/it478r2/it478r2-f.html 

Q. Pendant le traitement de fin d’année, le message « Un versement de paye CPP n’a toujours pas été payé et doit être passé en écriture avant d’effectuer le traitement de fin d’année » s’affiche. Que dois-je faire pour terminer le processus de fin d’année? 

R. Ce message s’affiche quand un ou plusieurs versements de paye n’ont pas été enregistrés. Pour vérifier les versements non enregistrés, allez à Transactions > Paye, cliquez sur l’onglet Verser puis effectuez les versements de paye pour chaque mois qui indique « Non versé » jusqu’à ce que tous les versements de paye en suspens aient été traités et enregistrés. Cela s’appliquera aussi aux transactions de paye contrepassées et saisies de nouveau qui résultent en un versement nul.

Q. Pourquoi y a-t-il deux options de fin d’année dans Analyste AgExpert 2007 et les versions ultérieures? 

R. La première option de fin d’année permet de garder le fichier ouvert pour qu’un comptable ou un aide-comptable puisse faire des rajustements. Si c’est nécessaire, sélectionnez «Oui ». Le fichier de données demeurera ouvert pour y apporter des changements et un nouvel exercice, sans restrictions de saisies de transaction, sera créé pour saisir les transactions du nouvel exercice.

Sélectionnez « Non » et un nouvel exercice sera créé. Vous ne serez pas en mesure de fusionner des changements ou de faire des écritures de rajustement dans le vieux fichier de données. Sélectionnez cette option si toutes les écritures de rajustement ont été faites dans l’ancien exercice.

Q. Quels sont les modes des fichiers de données apparaissant dans la barre de titre de l’écran d’ouverture d’Analyste AgExpert?

R. Quatre modes sont affichés dans la barre de titre d’Analyste AgExpert : Normal, En attente, Fusionnable et Final.

Q. D’où est-ce que j’exécute mon fichier Fin d’année (ou comment est-ce que je passe du Mode fusionnable au Mode normal)?

R. Depuis la version 2009, ce processus (Fin d’année) est exécuté à partir du fichier de données de l’exercice en cours (fichier en Mode fusionnable). Si vous vous trouvez dans le fichier de données de l’exercice précédent, allez à Fichier > Ouvrir et sélectionnez votre fichier de données pour l’exercice en cours, puis allez à Outils > Fin d’exercice et suivez les messages-guides.

Q. J’ai besoin de connaître le statut de fin d’année de ma base de données. Où puis-je le trouver? 

R. Cliquez sur Aide et sélectionnez « À propos d’Analyste AgExpert » dans la barre des menus. La fenêtre « À propos de » s’ouvrira. Cliquez sur l’onglet Base de données. Le statut de votre fichier de données sera indiqué dans le champ statut, au bas de l’écran.

Q. J’essaie de terminer le processus de fin d’année de mon exercice précédent après avoir effectué une fin d’année en mode Fusionnable. Toutefois, l’option de fin d’année n’apparaît pas dans le menu Outils. Comment dois-je terminer le processus de fin d’année?

R. Vous devez sélectionner Outils > Fin d’année du fichier de données de l’exercice courant pour fermer le fichier en mode Fusionnable de l’exercice précédent. 

Q. Comment puis-je mettre hors fonction les rappels pour fin d’année qui s’affichent chaque fois que j’ouvre un fichier de données?

R. Sélectionnez Configurer > Préférences > Général dans la barre de menus d’Analyste AgExpert. Désélectionnez l’option « Afficher les rappels pour fin d’année ».

Pour obtenir plus d’information, veuillez envoyer un courriel à soutien@logicielsfac.ca ou composez le 1-800-667-7893.

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Gestionnaire de champs PRO - composante ordinateur de bureau

Configuration

Q. Dois-je créer une base de données pour l’ensemble de mes campagnes agricoles ou une base de données distincte pour chaque campagne?

R. Vous devez créer une seule base de données. Cette base de données contiendra toutes les campagnes agricoles.

Q. Quand je configure mes champs et mes quarts de section dans Gestionnaire de champs PRO, par lequel dois-je commencer?

R. Vous devez commencer par votre plus grande parcelle de terre pour ensuite pouvoir allouer les champs appartenant à chaque grande parcelle.

Q. J’ai créé un nouveau fichier de données pour une exploitation différente. Dois-je ajouter toutes les informations de configuration dès le départ ou est-ce que je peux utiliser les informations qui figurent déjà dans mon fichier de données original?

R. Vous pouvez utiliser les informations qui figurent déjà dans un fichier existant pour mettre à jour un nouveau fichier. À partir de la barre de menus du fichier existant, sélectionnez Outils > Exporter les données de configuration. Sélectionnez les catégories souhaitées et cliquez simplement sur Exporter. Ouvrez le nouveau fichier de données et sélectionnez Outils > Importer les données de configuration dans la barre de menus. Allez jusqu’à l’emplacement du fichier exporté (dossier de données Gestionnaire de champs PRO par défaut), sélectionnez le fichier et cliquez sur Importer.

Q. Comment puis-je répartir des cultures différentes dans un même site d'entreposage?

R. 

1. Dans la barre de menus de Gestionnaire de champs PRO, sélectionnez Configurer > Préférences de logiciel > Stocks.

2. Cochez la case « Permettre la saisie de plusieurs cultures dans un seul site d'entreposage ».

3. Appuyez sur « Enregistrer et Fermer » pour sauvegarder les modifications apportées.

Q. Comment puis-je afficher ou masquer certaines des fonctions avancées de Gestionnaire de champs PRO?

R. Vous pouvez afficher ou masquer de nombreuses fonctions de Gestionnaire de champs PRO en sélectionnant Configurer > Fonctions Afficher/masquer dans la barre de menus. Cela comprend l’équipement, la main-d’œuvre, les images, les liens de fichiers, les autres revenus et dépenses, les observations, les détails environnementaux et l’entreposage des stocks.

Q. Comment puis-je afficher ou masquer certaines opérations de Gestionnaire de champs PRO?

R. Nombreuses fonctionnalités de Gestionnaires de champs PRO peuvent être modifiées en sélectionnant Configurer > Préférences de logiciel > Afficher/masquer les opérations dans la barre de menus. Ces opérations comprennent notamment l’ensemencement, la fertilisation, le fumier, les ravageurs, l’irrigation, le travail du sol et autres.

Q. Comment puis-je connaître la version de Gestionnaire de champs PRO– composante ordinateur de bureau que j’utilise? 

R. Lancez Gestionnaire de champs PRO – composante ordinateur de bureau et sélectionnez Aide > À propos de Gestionnaire de champs PRO – composante ordinateur de bureau. Le numéro de la version sera affiché sur l’onglet Version.

Q. Pourquoi la liste de mes cellules à grain ne s'affiche-t-elle pas lorsque j'essaie de répartir mes cultures récoltées? 

R. Vérifiez la configuration de vos « Intrants de semence » et de vos « Cultures à récolter » pour la campagne agricole active. Vous devez avoir saisi au moins une semence et sa culture à récolter correspondante pour que vos cellules à grain s'affichent.

Registres

 Q. Comment puis-je saisir un registre de champ dans Gestionnaire de champs PRO– composante ordinateur de bureau? 

R. Les registres sont créés en sélectionnant un champ et en cliquant sur Registres dans la barre de menus. Sélectionnez « Saisir une opération ».

Q. Puis-je me servir d'un registre d'opération existant comme modèle pour saisir une nouvelle opération que j'ai effectuée dans le même champ ou dans un autre champ?

R. Oui. À l'écran des « Registres de cultures », sélectionnez l'opération que vous voulez copier, puis cliquez sur « Copie » dans la barre d'outils des registres. Le registre original s'affichera. Vous pourrez modifier les informations qui y figurent et saisir ce nouveau registre.

Q. De quelle façon les filtres Culture et Type de propriété fonctionnent-ils dans Gestionnaire de champs PRO - composante ordinateur de bureau? 

R. La liste déroulante du filtre Culture affichera toutes les cultures semées pendant la campagne agricole actuelle. Lorsque vous sélectionnez une culture, le logiciel affichera toutes les terres qui sont associées à cette culture.
Le filtre Type de propriété affichera toutes les terres associées à un type particulier de propriété. Ce type est déterminé lors de la configuration des champs individuels.

Q. Comment puis-je saisir les cultures semées et les engrais appliqués à l’automne?

R. Vous pouvez saisir les opérations effectuées à l’automne dans l’année où elles sont effectuées ou dans l’année suivante en utilisant la date de l’année précédente. Si elles sont saisies dans l’exercice précédent, elles seront affichées dans la fenêtre Visualiser les registres de cultures de cet exercice. Pour visualiser les détails de ces saisies dans le nouvel exercice, le filtre du rapport de l’historique des opérations doit inclure l’exercice précédent et le nouvel exercice.

Q. Lorsque je tente de saisir une nouvelle opération, pourquoi l'option « Fertiliser » (ou « Planter », « Fumier », « Lutte contre les ravageurs », etc.) est-elle inaccessible?

R. Dans le menu « Configurer », sélectionnez « Préférences de logiciel », cliquez sur l'onglet « Afficher/masquer les opérations », puis cochez les cases des opérations que vous voulez utiliser. N'oubliez pas de sauvegarder vos préférences.

Q. Quelle est la fonction de l’onglet Liens dans les écrans de saisie des opérations et des observations?

R. L'onglet Liens est utilisé pour associer un registre à un autre fichier sur votre ordinateur. Ce fichier peut être un document Microsoft Word, un fichier image, un fichier de données de type GPS ou tout autre type de fichier que vous voulez associer au registre. Lorsque vous aurez associé un fichier au registre, vous pourrez cliquer sur le fichier et Gestionnaire de champs PRO - composante ordinateur de bureau tentera de l'ouvrir. Chaque registre peut être associé à un maximum de trois fichiers.

Q. Je suis un producteur pour McCain et je ne peux pas joindre mon fichier d’opérations à mon courriel lorsque je sélectionne l’option Lancer le logiciel de courriel par défaut afin de l’exporter. Que devrais-je faire?

R. L’outil Lancer le logiciel de courriel par défaut fonctionne uniquement si vous utilisez Outlook. Il n’est pas compatible avec Outlook Express ou d’autres comptes de messagerie sur le Web. Si votre logiciel de courriel par défaut est lancé lorsque vous cliquez sur Exporter, vous devez joindre manuellement le fichier Operations.xml en sélectionnant l’option insérer ou joindre dans la barre de menu du message électronique. L’emplacement par défaut du fichier est C:\FM PRO\data.

Q. Quand je me déplace entre les registres d’une campagne agricole à une autre, je reçois le message « Changer la campagne agricole fera en sorte que toutes les nouvelles données seront enregistrées sous la campagne agricole de _ _ _ _. Voulez-vous continuer? » Que devrais-je faire? 

R. C’est un message d’information indiquant un déplacement d’une campagne agricole à une autre. Il s’affiche pour empêcher la saisie de données dans la mauvaise campagne agricole. Sélectionnez «Oui » pour continuer, si vous voulez visualiser des registres d’une autre campagne agricole.

Q. Quelle est la fonction de l’onglet Liens dans les écrans de saisie des opérations et des observations?

R. L'onglet Liens est utilisé pour associer un registre à un autre fichier sur votre ordinateur. Ce fichier peut être un document Microsoft Word, un fichier image, un fichier de données de type GPS ou tout autre type de fichier que vous voulez associer au registre. Lorsque vous aurez associé un fichier au registre, vous pourrez cliquer sur le fichier et Gestionnaire de champs PRO - composante ordinateur de bureau tentera de l'ouvrir. Chaque registre peut être associé à un maximum de trois fichiers.

Q. Au secours! Après avoir installé la mise à niveau 2011-01, tous mes rapports ont disparu du menu des rapports... 

R. Vous pouvez accéder à vos rapports à partir de la nouvelle fenêtre de configuration des rapports. Cliquez sur le menu « Rapports » et sélectionnez « Panneau de configuration des rapports ». La liste des différentes catégories de rapports s'affichera dans la section gauche de l'écran. Si vous voulez, par exemple, imprimer l'historique des opérations, cliquez sur la catégorie « Registres des terres ». L'option « Historique des opérations » ainsi que les autres options de cette catégorie s'afficheront.

Pour obtenir plus d’information, envoyez-nous un courriel à soutien@logicielsfac.ca ou composez le 1-800-667-7893.

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Gestionnaire de champs PRO - composante ordinateur de poche

Configuration

Q. Puis-je ajouter mes données de configuration sur le dispositif mobile? 

R. Oui, à partir de l’écran d’ouverture sur l’ordinateur de poche, appuyez sur l’option Configurer dans la barre de menus. Appuyez sur l’élément à changer, puis utilisez les options Nouveau, Modifier ou Supprimer pour faire le changement.

Q. J’essaie de configurer mes terres louées ou louées à bail/mon équipement/mes sites d’entreposage, mais je ne peux pas saisir le nom du propriétaire. Que dois-je faire?

R. Pour visualiser la liste de propriétaires, vous devez ajouter ces derniers à votre Liste des contacts dans Gestionnaire de champs PRO – composante ordinateur de bureau (Configurer > Liste des contacts).

Q. J’essaie de saisir les renseignements relatifs au nettoyage de mes sites d’entreposage ou de mon équipement ou au traitement de mes sites d’entreposage. Lorsque j’essaie de sélectionner la personne qui a fait le travail, je ne peux saisir aucun nom. Que dois-je faire? 

R. Pour visualiser la liste, vous devez premièrement la configurer dans Main-d’œuvre dans Gestionnaire de champs PRO – composante ordinateur de bureau (Configurer > Main-d’œuvre).

Q. Comment puis-je saisir un registre de champ dans Gestionnaire de champs PRO – composante ordinateur de poche? 

R. Créez un registre en sélectionnant un champ et en cliquant sur Registres dans la barre de menus. Sélectionnez ensuite « Saisir une opération ».

Q. Pourquoi l’option Supprimer n’est-elle pas disponible (elle est grise) dans Gestionnaire de champs PRO – composante ordinateur de poche?

R. Par défaut, la configuration des préférences dans Gestionnaire de champs PRO – composante ordinateur de bureau empêche les utilisateurs de l’ordinateur de poche de supprimer des données. Pour activer l’option de suppression de données sur le dispositif mobile, sélectionnez Configurer > Préférences de logiciel, puis l’onglet « Paramètres mobiles ». Vous devez ensuite synchroniser le fichier sur l’ordinateur de bureau avec celui sur l’ordinateur de poche pour être en mesure d’utiliser l’option de suppression de données.

Q. Comment puis-je connaître la version de Gestionnaire de champs PRO – composante ordinateur de poche que j’utilise? 

R. Lancez le logiciel sur l’ordinateur de poche. Appuyez sur Aide puis À propos de Gestionnaire de champs PRO – composante ordinateur de poche. Le numéro de la version sera affiché sur l’onglet Version.

Q. Comment puis-je fermer l’application Gestionnaire de champs PRO– composante ordinateur de poche sur l’ordinateur de poche pour libérer de la mémoire? 

R. À partir de l’écran principal de Gestionnaire de champs PRO – composante ordinateur de poche, sélectionnez Fichier > Quitter la session. Fermer le logiciel en utilisant le « x » dans le coin supérieur droit ferme la fenêtre, mais l’application fonctionne toujours dans la mémoire sur l’ordinateur de poche.

Pour obtenir plus d’information, veuillez envoyer un courriel à soutien@logicielsfac.ca ou composez le 1-800-667-7893.

Synchronisation

 Q. Comment puis-je savoir si Gestionnaire de champs PRO– composante ordinateur de poche fonctionnera avec un ordinateur de poche? 

R. Voici les exigences minimales pour utiliser le logiciel Gestionnaire de champs PRO – composante ordinateur de poche :

Q. Comment puis-je faire la connexion initiale entre le fichier de données sur le bureau et le dispositif mobile?

R. La synchronisation est amorcée à partir de Gestionnaire de champs PRO – composante ordinateur de bureau. Pour commencer la synchronisation, sélectionnez Outils > Communiquer avec le dispositif mobile. L’emplacement du fichier sur le dispositif mobile devrait afficher « My Documents\Field Manager ». Sélectionnez la deuxième option, soit « Je veux copier ce fichier de données sur mon ordinateur de poche et créer une nouvelle relation ». Cliquez sur Suivant. Le nom de votre fichier de données devrait s’afficher dans la boîte sur l’écran suivant. Sélectionnez le fichier et cliquez sur Suivant puis sur le bouton Terminer.

Q. Comment puis-je effectuer des synchronisations futures, une fois que le transfert initial a été fait?

R. Toutes les synchronisations sont effectuées en sélectionnant Outils > Communiquer avec le dispositif mobile. Sélectionnez la première option « Je veux synchroniser ce fichier de données avec un fichier de données existant sur mon ordinateur de poche ». Cliquez sur Suivant. Sélectionnez le fichier de données. Cliquez sur Suivant puis sur le bouton Terminer.

Q. Quand j’essaie de synchroniser mon fichier de données avec l’ordinateur de poche, je reçois un message indiquant qu’il n’y a pas assez de mémoire pour terminer la synchronisation. Que devrais-je faire?

R. Ce message est probablement dû au fait que trop de programmes fonctionnent en même temps sur l’ordinateur de poche. Pour vérifier, allez à l’écran principal de l’ordinateur de poche, appuyez sur le bouton démarrer de Windows et sélectionnez Paramètres > Système > Mémoire > Programmes en cours. Sélectionnez l’option « Arrêter tout ». Essayez de nouveau la synchronisation.

Q. Puis-je conserver en mémoire plusieurs fichiers de données sur un dispositif mobile et synchroniser chaque fichier de données avec un ordinateur distinct?   

R. Oui. Vous pouvez synchroniser chaque fichier de données avec un ordinateur individuel. Toutefois, vous ne pouvez pas synchroniser le même fichier de données avec deux ordinateurs distincts.

Q. Vais-je pouvoir synchroniser plusieurs dispositifs mobiles avec plus d’un ordinateur?

R. Non. La technologie de synchronisation de Microsoft ne permet pas d’effectuer ce type de transfert de données. Elle permet uniquement de synchroniser plusieurs dispositifs mobiles avec un seul ordinateur.

Pour obtenir plus d’information, envoyez-nous un courriel à soutien@logicielsfac.ca ou composez le 1-800-667-7893.